Es importante definir lo que se entiende por control. El concepto de control puede ser muy general y utilizarse como punto central para el sistema administrativo. La palabra controlar tiene varios significados y, más aún, varios sentidos:

  1. verificar,
  2. regular,
  3. comparar con una norma,
  4. ejercer autoridad sobre alguien o algo,
  5. limitar o restringir.

Todos son significativos para la teoría y la práctica; sin embargo, nos referimos básicamente a los significados 1 y 3.

Verificar implica algún medio de medición y alguna norma que pueda servir como marco de referencia en el proceso de control. Algunas definiciones de control son las siguientes:

Stoner, J.: “Es el proceso por medio del cual los gerentes se aseguran de que las actividades efectivas están de acuerdo con las que se han planeado.”

Suchele, R.: “Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.”

Kast, F.: “Es la función administrativa que mantiene la actividad organizacional dentro de límites tolerables, al compararlos con las expectativas.”

El control es, en consecuencia, una función que se inserta dentro del proceso administrativo, y presenta características perfectamente diferenciadas según el nivel de decisión en el que opere.

La función administrativa de control consiste en hacer la comparación entre los sucesos y los objetivos, y efectuar las correlaciones necesarias cuando haya discrepancia al respecto. En general, el control, es responsabilidad de todos los miembros de la organización, porque cada uno de ellos debe hacer su parte para minimizar el despilfarro y la ineficiencia. En un sentido específico, la dirección superior tiene la responsabilidad formal del desarrollo de un sistema de control, destinado a perfeccionar el desempeño y, por tanto, el grado en el que se ejecutan las operaciones. Moore, F. ( management, Organizaban And Practice, Harper, & Row, N.Y. p. 122), describe la función de control en forma enfática: “Existe mucha diferencia entre asignar trabajos y realizarlos. Obtenga informes de lo que se está haciendo y haga algo si no concuerda lo previsto con lo real.” El control representa la parte de vigilancia de la función de un administrador.

Es imposible imaginar a una organización que esté exenta de controles. El control es indispensable en todas las organizaciones para lograr planes y objetivos. Y surgen preguntas: ¿Qué factores hacen importante el control para los administradores y para sus organizaciones? ¿Cuánto control deben ejercer los administradores?

La decisión administrativa en áreas de definición, planeación y logro de objetivos, está dirigida hacia la creación de valor; las decisiones de control se adoptan como una acción destinada a minimizar las consecuencias (destrucción de valor) de las decisiones impropias o el desempeño inadecuado. Por tanto, las decisiones acerca de efectivos programas de control deben reflejar el grado de riesgo asociado con la ejecución de determinado plan u objetivo; cuanto mayor sean los riesgos originados en la incertidumbre y el costo de una misión específica, mayor debe ser la preocupación por el control.

La incertidumbre respecto del desempeño puede ser resultado del periodo de tiempo asignado al diseño de ejecución de la misión, la complejidad de las actividades, la calidad de los recursos utilizados o la estabilidad del medio ambiente. En general, cuanto mayor resulte la duración de un programa dado, más compleja será la actividad y más baja la calidad de los recursos utilizados; o si es menos estable el ambiente, habrá mayor necesidad de control.

 

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