Proceso documentado en el que:

  • La administración o el equipo de trabajo se involucra directamente en una función.
  • Se juzga la efectividad del proceso de control vigente.
  • Se define si se asegura razonablemente el lograr alguno o todos los objetivos.

El objetivo es proporcionar seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos de la organización.

Otros nombres
  • Autoevaluación de riesgo-control.
  • Evaluación dinámica del control.
  • Coevaluación del control.
  • Autoevaluación organizacional.
  • Autoevaluación de proceso.
  • Autoevaluación de riesgos.
  • Autoevaluación de riesgos de la organización.
Entrenamiento
  • Para desarrollar la AEC se requiere capacitación:
  • En metodología.
  • En modelos de control
  • En evaluación de riesgos
  • En talleres de autoevaluación de control
  • En redacción.
  • En tecnología.
Beneficios para la administración
  • Mejora de la moral del personal.
  • Eliminación de atmósferas de desconfianza.
  • Generación de ideas y planes de acción implantados más allá del alcance original.
  • Facilidad de implantación de acciones de mejora.
  • Promoción de la unidad organizacional mediante la identificación y solución de problemas.
  • Realiza el papel de auditoría interna.
Involucramiento de la alta gerencia
  • Adopción de la AEC
  • Conocimiento de la AEC en los niveles adecuados
  • Entendimiento de la complejidad, costos, beneficios y limitaciones de la AEC
  • Aceptación, involucramiento y patrocinio de la alta gerencia en la AEC
Requisitos de la Organización
  • Cultura que apoye la AEC
  • Actitud gerencial orientada al facultamiento y al control.
  • Entorno libre de riesgos (no represalias)
  • Reconocimiento de la complejidad de la implantación de la AEC.
Requisitos del Facilitador
  • Ser innovador y desear tomar riesgos
  • Saber escuchar, comunicarse y aprender de la gente
  • Saber qué alcanzar y qué herramientas se necesitan
  • Conocer la organización, su entorno y normatividad
  • Entender la cultura organizacional
  • Asegurarse que la administración sabe que es responsable de los controles
  • Explicar el proceso de AEC
  • Proporcionar información y conocimiento al taller
  • Utilizar enfoques y herramientas específicas
  • Desarrollar la dinámica del equipo
  • Asegurar la logística del taller.
  • Obtener acciones de mejora del taller.
Preparación del taller
  • Entrevistar a la Gerencia y al personal operativo
  • Evaluar la estructura organizacional
  • Aprender sobre la organización
  • Seleccionar los objetivos de la organización
  • Seleccionar los participantes al TAC
  • Preparar la logística de la reunión
  • Enviar información previa a la reunión.
  • Facilitar la identificación del proceso y obstáculos
  • Vigilar la logística
  • Obtener acciones de mejora del TAC
  • Agregar valor a la organización
Estrategias
  • Limitar el alcance a asuntos de alta prioridad
  • Emplear grupos de trabajo interdisciplinario y con personal comprometido
  • Proporcionar tiempo suficiente para la preparación del taller.
  • Definir los objetivos del Taller de Autoevaluación del Control (TAC)
  • Emitir pronunciamientos y criterios al inicio del proceso
  • Mantener visible el apoyo de la alta gerencia
  • Vender el concepto constantemente
  • Proporcionar retroalimentación a los participantes sobre los resultados
  • Implantar la AEC mediante prueba piloto, lo mismo que las acciones de mejora
Planeación
  • Seleccionar el (los) objetivo (s) a analizar en el TAC
  • Seleccionar al facilitador y al relator
  • Definir la estructura del TAC: horizontal, vertical o mixta.
  • Seleccionar los participantes del TAC
  • Elaborar el programa de actividades con responsables y tiempos
  • Planear reportes de avance y conclusión
Capacitar en Control y Autocontrol:
  • Modelos de Control (COSO, COCO…)
  • Evaluación de riesgos
  • Autoevaluación en control y su metodología
  • Herramientas y tecnología especializada para su uso en el taller
Conducción de reuniones
  • Preparar la logística de las reuniones
  • Enviar información previa a las reuniones
  • Presentar los objetivos del TAC
    • Definición del producto final
    • Metodología del taller
    • Herramientas a utilizar
    • Método de registro y votación
    • Beneficios tangibles
  • Explicar el papel de los participantes y aclarar expectativas.
  • Presentar la agenda de la reunión
  • Conducir la reunión
  • Estructurar e inventariar el resultado de las evaluaciones
  • Levantar minuta de los acuerdos
Desarrollo de planes de acción
  • Definición y evaluación de objetivos, riesgos y controles.
  • Determinación de acciones de mejora.
  • Definición y realización de las acciones, tiempos, responsables y recursos para la implantación de las mejoras.
  • Establecimiento de puntos de control para la evaluación de los avances y la comunicación de las desviaciones
Monitoreo y reporte de resultados
  • Establecer sistema de seguimiento y evaluación de los planes de acción
  • Implantar acciones correctivas y formular nuevos planes
  • Establecer y formular reportes de avance de los trabajos del taller
  • Evaluar los costos y beneficios de las mejoras implantadas
  • Impulsar la mejora continua
Problemática
  • Arranque costoso
  • Curva de aprendizaje pronunciada
  • Habilidades poco aprovechadas
  • Poco o mal entendimiento de los talleres
  • Resultados iniciales poco impactantes
  • Costos de honorarios de profesionales, entrenamiento, equipo y software
  • Inversión fuerte en capacitación
  • Esfuerzo serio de venta interna

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