La introducción de la gestión de proyectos en una organización no es una tarea fácil. Todo lo contrario, supone un cambio de enfoque y, consecuentemente, los promotores (entre los que debe estar la dirección) tienen que enfrentarse a la correspondiente resistencia.

Una propuesta para conseguir que la sistemática de gestión de proyectos, como para cualquier otra herramienta de gestión o cambio organizacional, sea la realización periódica de auditorías.

Hace tiempo leí y respaldo la opinión, que habría que distinguir tres tipos distintos de auditorías.

Auditorías iniciales: La nueva sistemática de trabajo no está madura, necesita un mayor seguimiento. Por tanto, es recomendable realizar auditorías frecuentes, por ejemplo, semanal o cada dos semanas, durante un cierto periodo de tiempo (dos o tres meses). Además, el enfoque de las mismas debe orientarse a la existencia de documentación de la gestión de proyectos (plan de proyecto) y los registros correspondientes (actas de reuniones, indicadores actualizados, contratos).

Auditorías de aprendizaje: La sistemática ya se está adoptando en relación a la gestión de proyectos, las distintas auditorías iniciales habrán generado una serie de no conformidades y, como consecuencia, acciones correctivas que solucionen las propias no conformidades y sus causas. Ya no resulta necesario que las auditorías no sean tan frecuentes, por ejemplo, se pueden realizar con una periodicidad bimensual, durante un semestre. El objeto de las auditorías se convierte en la definición, implementación, seguimiento y evaluación de la eficacia de las acciones correctivas.

 Auditorías de consolidación: El sistema de gestión de proyectos debe estar implantado, aunque en mejora continua. Por tanto, hay que seguir haciendo auditorías, con periodicidad anual, por ejemplo, para constatar que la sistemática se aplica, es decir, se realizan el grupo de procesos de inicio, de planificación, de ejecución, de seguimiento y control, y, por último, de cierre de los proyectos.

Como principio, las auditorías deben realizarse por auditores que tengan las competencias en gestión de proyectos y en auditorías, además de no estar involucrados en los mismos.

Como consejo adicional, al iniciar el cambio a la gestión de proyectos en una organización o en un nuevo departamento, resulta interesante hacer un plan de auditorías indicando el tipo de auditoría, el objeto, las fechas, el equipo auditor, el área auditada.

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